Controlar o crediário da loja de roupas exige registrar cada venda por cliente, definir as condições de pagamento e atualizar os valores em aberto a cada recebimento. Com esses registros, o lojista consegue distinguir o saldo total da cliente, o valor atrasado e as parcelas que ainda vão vencer.
Compras, pagamentos e vencimentos precisam estar ligados no mesmo histórico. É essa relação que permite conferir o saldo da cliente e entender quanto a loja ainda tem para receber.
Isso fica claro quando uma cliente faz uma nova compra antes de quitar a anterior. Para saber quanto ela ainda deve, a loja precisa consultar as compras e os pagamentos registrados no histórico.
Isso ajuda a conferir a conta durante o atendimento, acompanhar atrasos e planejar os recebimentos. Também evita cobrar uma parcela já paga ou considerar como disponível um dinheiro que ainda não entrou.
O que registrar em cada venda no crediário?
No crediário próprio, a cliente compra e combina o pagamento diretamente com a loja. Ela pode pagar em parcelas ou em uma única data futura, também chamado de "fiado".
Em qualquer dessas situações, o registro precisa mostrar o que foi comprado, quanto ficou para pagar e quais prazos foram combinados.
Anotar apenas “Ana, R$ 300” deixa dúvidas. Esse é o valor da compra ou o que ainda falta pagar? Sem a data e o histórico, a equipe precisa procurar outras anotações para conferir a conta.
Cada venda deve reunir estas informações:
Informação | Para que serve |
|---|---|
Nome ou identificação da cliente e contato atualizado | Localizar a conta e diferenciar clientes com o mesmo nome |
Data, identificação da compra e peças vendidas | Conferir a origem da dívida |
Valor da venda e entrada, se houver | Saber quanto ficou para pagar depois |
Valor e vencimento de cada parcela | Acompanhar os prazos combinados |
Data e valor de cada pagamento | Calcular quanto ainda falta receber |
Cada pagamento precisa estar ligado à compra ou à parcela correspondente. Se a cliente fizer outra compra antes de quitar a anterior, registre a nova venda separadamente. Assim, você mantém os valores e os vencimentos de cada uma.
Como saber quanto cada cliente ainda deve?
O saldo devedor é o valor que a cliente ainda precisa pagar. Quando não há juros, devoluções ou descontos posteriores, a conta é:
Saldo devedor = total das compras no crediário − pagamentos registrados.
Para o resultado estar correto, todas as compras e todos os pagamentos precisam constar no controle. Se um recebimento não for abatido, a cliente parecerá dever mais do que realmente deve.
Guarde também o motivo e a data de qualquer ajuste, como uma devolução ou um desconto combinado depois da venda. Isso permite explicar de onde veio o saldo, caso a cliente peça uma conferência.
Exemplo: saldo total e valor atrasado são diferentes
Imagine uma compra de R$ 300, feita em 5 de outubro, sem entrada. A cliente combinou três parcelas de R$ 100, com vencimentos em novembro, dezembro e janeiro.
No dia 5 de novembro, ela pagou R$ 60 da primeira parcela. Em 6 de novembro, sem outros pagamentos ou ajustes, a conta ficaria assim:
Parcela | Vencimento | Valor da parcela | Valor pago | Falta pagar | Situação em 6 de novembro |
|---|---|---|---|---|---|
1 | 5 de novembro | R$ 100 | R$ 60 | R$ 40 | R$ 40 em atraso |
2 | 5 de dezembro | R$ 100 | R$ 0 | R$ 100 | A vencer |
3 | 5 de janeiro | R$ 100 | R$ 0 | R$ 100 | A vencer |
Total | R$ 300 | R$ 60 | R$ 240 | R$ 40 atrasados e R$ 200 a vencer |
A cliente ainda deve R$ 240, mas apenas R$ 40 estão atrasados. Os outros R$ 200 têm vencimentos futuros.
Na hora de acompanhar o atraso, a loja deve considerar os R$ 40 da primeira parcela. Cobrar os R$ 240 como se estivessem todos vencidos desconsideraria os prazos combinados.
Como registrar um pagamento parcial no crediário?
Quando a cliente paga apenas parte da parcela, registre o valor recebido e mantenha a diferença em aberto.
No exemplo, a parcela era de R$ 100 e a cliente pagou R$ 60. Restaram R$ 40. Se a loja marcar a parcela inteira como paga, essa diferença deixará de aparecer no controle.
Se os R$ 40 forem recebidos em 10 de novembro, a primeira parcela estará quitada. O saldo da compra cairá para R$ 200.
O histórico deve mostrar os dois pagamentos: R$ 60 no dia 5 e R$ 40 no dia 10. Além de conferir a conta da cliente, a loja consegue verificar quanto recebeu em cada dia.
Ao registrar o primeiro recebimento, mantenha os R$ 40 em aberto. O pagamento parcial reduz a dívida, mas não elimina a diferença. Se a loja conceder um desconto, esse acordo também precisa ficar registrado.
Para que esse histórico permaneça correto, registre o pagamento assim que confirmar o recebimento. Quando várias pessoas da equipe recebem pagamentos, essa atualização permite que todas consultem o mesmo saldo.
Como acompanhar parcelas a vencer e atrasadas?
Com os pagamentos registrados, a loja consegue conferir a conta de cada cliente. Para planejar os recebimentos, precisa também reunir as parcelas de todas elas e acompanhar os vencimentos.
Três informações ajudam nesse acompanhamento:
Informação | O que mostra | Como usar |
|---|---|---|
Saldo total em aberto | Tudo que as clientes ainda devem | Conhecer o total pendente no crediário |
Valor atrasado | O que passou do vencimento e não foi pago | Organizar o acompanhamento dos atrasos |
Parcelas previstas para o período | O que vence na semana ou no mês escolhido | Planejar e conferir os recebimentos |
Ter R$ 5 mil em aberto no crediário não significa receber R$ 5 mil neste mês. Parte desse valor pode vencer nos meses seguintes. Outra parte pode estar atrasada.
Por isso, o dinheiro previsto para receber ainda não está disponível no caixa. Antes de contar com ele para pagar fornecedores e outras despesas, confira os vencimentos e acompanhe o que realmente entrou.
Na rotina, consulte as parcelas próximas do vencimento, verifique os atrasos e registre os pagamentos confirmados. No fechamento do caixa, confira se os recebimentos correspondem aos valores lançados. Se houver diferença, investigue os registros antes de alterar o saldo da cliente.
Como passar o controle do caderno para um sistema?
Se hoje essas informações estão no caderno, o primeiro passo para mudar é conferir quanto cada cliente ainda deve. Transferir uma anotação errada para o sistema mantém o erro.
Escolha uma data para essa conferência e reúna as compras e os pagamentos registrados até aquele dia. Procure valores sem identificação, pagamentos que não foram abatidos e anotações duplicadas.
Se houver dúvida, consulte os registros e as confirmações de pagamento. A memória pode ajudar a localizar uma informação, mas a conta precisa ser conferida antes de cadastrar o saldo.
Com os saldos conferidos, organize os vencimentos. Se uma cliente deve R$ 500, registre quais parcelas formam esse total e quando cada uma vence. Assim, o novo controle também mostrará quais valores estão atrasados e quais ainda vão vencer.
Antes de cadastrar essas contas, confirme com o suporte do sistema como inserir dívidas de compras antigas. Esses valores precisam ser identificados como saldos anteriores, para não serem confundidos com novas vendas do período.
Depois da transferência, guarde o caderno para consulta e combine com a equipe onde serão feitos os novos registros. Se uma pessoa continuar anotando no papel e outra lançar no sistema, as informações ficarão divididas e o saldo poderá estar incompleto.
Como escolher um sistema de crediário para loja de roupas?
Durante a demonstração, teste situações que acontecem na sua loja. Uma tela com nomes e parcelas não mostra, sozinha, como o sistema lida com pagamentos parciais ou novas compras de uma cliente que já tem valores em aberto.
Você pode usar o exemplo deste artigo: registre uma venda de R$ 300 em três parcelas e um pagamento de R$ 60. Depois, confira se consegue localizar:
Os R$ 60 recebidos e a data do pagamento.
Os R$ 40 restantes na primeira parcela.
Os R$ 200 que ainda vão vencer.
O saldo total de R$ 240 da cliente.
Verifique também se é fácil consultar os vencimentos por período e acessar o histórico durante o atendimento. A equipe precisa encontrar essas informações quando a cliente pergunta quanto deve ou faz um novo pagamento.
No mesmo teste, confira se o sistema permite escolher a parcela que será paga ou exige quitar primeiro as anteriores. Entender essa regra ajuda a equipe a registrar os recebimentos conforme o funcionamento da ferramenta.
Como acompanhar o crediário no EtiquetAí?
O EtiquetAí é um sistema de gestão para lojas de roupas que permite registrar vendas no crediário, acompanhar parcelas e lançar pagamentos totais ou parciais. Cada venda fica vinculada à cliente.
No exemplo da parcela de R$ 100 com pagamento de R$ 60, os R$ 40 restantes continuam em aberto no EtiquetAí. O sistema segue a ordem das parcelas: para pagar a seguinte, é necessário quitar a anterior. Caso exista nova negociação de valores e datas, também é possível ajustar isso no sistema.
A partir desse controle, a loja também pode identificar atrasos e enviar lembretes pelo WhatsApp. Antes de enviar uma mensagem, confira se os pagamentos estão atualizados e se o valor cobrado corresponde ao que ainda falta receber.
Para conhecer o processo, consulte os tutoriais de registro de vendas no crediário e de pagamentos totais e parciais. Você também pode ver os recursos na página de gestão de crediário para lojas de roupas.
Se você quer organizar o fiado da sua loja de roupas, experimente o EtiquetAí grátis por 7 dias. Use o teste para simular uma compra parcelada e um pagamento parcial, e veja como acompanhar o saldo de cada cliente.
